Die Organisation einer Klassenfahrt ist kein leichtes Unterfangen, denn es gibt viel zu beachten. Diese Zusammenfassung soll eine kleine Hilfestellung bieten.
Auf einmal ist der Tag da, an dem jemand zu Ihnen sagt “Organisieren Sie mal bitte diese Klassenfahrt!” Doch was ist zu beachten? Was ist zu tun? Wo soll es hin gehen und welche Genehmigungen werden benötigt?
Im Vorfeld
Als erstes legen Sie ein Ziel für die Klassenfahrt fest, suchen eine Jugendherberge heraus, planen schon mal erste Ausflugsmöglichkeiten und kalkulieren die einzelnen Kosten. Informieren Sie sich über die vorhandenen Richtlinien und Gesetze zu Schulwanderungen und Klassenfahrten des jeweiligen Bundeslandes. Organisieren Sie Begleitpersonen (in der Regel freiwillige Eltern oder andere Lehrkräfte) die Sie auf der Klassenfahrt unterstützen und laden Sie in Rücksprache mit der Schulleitung zu einem ersten Elternabend ein. Bereits in der Einladung zum Elternabend sollten schriftlich das Fahrziel, Transportmittel, Termin und die ungefähren Kosten erläutert sein, vergessen sie hier nicht auch schon die schriftliche Einverständniserklärung für die Eltern beizulegen. Falls Sie die Möglichkeit dazu haben, beantragen Sie entsprechende Zuschüsse bei Ihrer Gemeinde oder Fördervereinen und lassen Sie sich alle Buchungen schriftlich bestätigen und von der Schulleitung abzeichnen. Idealerweise sollten Sie vorab den Zielort auch schon einmal persönlich besichtigt haben um böse Überraschungen zu vermeiden. Außerdem sollten Sie sich auch über den notwendigen Versicherungsschutz informieren.
Einige Wochen vor der Klassenfahrt
Kurz vorher sollte noch mal ein umfassender Elternabend veranstaltete werden, um letzte Fragen zu klären und Details sowie Packlisten zu besprechen. Kontrollieren Sie ob alle nötigen Genehmigungen und Einverständniserklärungen schon eingegangen sind und fordern Sie die fehlenden nach. Erstellen Sie einen Zeitplan und eine Adressliste für die Aktivitäten vor Ort sowie für Notfälle. Es ist auch sinnvoll noch vor der Abfahrt mit der Klasse Verhaltensregeln durchzugehen und die Zimmereinteilung schon festzulegen.
Ganz wichtig: die Packliste
Ist mal einmal vor Ort angekommen, ist das Drama groß wenn jeder irgendeine Kleinigkeit vergessen hat und verschiedenste Dinge einfach fehlen. Idealerweise sollten alle Schüler und Eltern vorab eine Packliste zum Abhaken erhalten. Auf diese Liste gehören beispielsweise Schuhwerk (feste Schuhe, Sportschuhe, Hausschuhe, Badelatschen), Tageskleidung, Unterwäsche, Schlafanzug, Wäschesack, Sportsachen (falls benötigt), ggf. Mütze und Handschuhe oder Sonnenbrille und Schirmmütze, Handtücher, Badetuch, Waschzeug, Zahnbürste, Taschentücher, Hygieneartikel, persönliche Medikamente, Reiseapotheke, Spiele, Rucksack. Brustbeutel, Trinkflasche, Taschenlampe, Adapter/Ladegeräte, Personalausweis/Kinderausweis, evtl. Reisepass und Krankenversicherungskarte, Impfpass, Taschengeld und je nach Reiseziel und geplanten Unternehmungen zusätzliche Sachen wie Badekleidung, Skizeug, Tennisschläger usw.